Informes#

1. Introducción#

Este módulo tiene como objetivo hacer de una manera más cómoda todos los informes, checklist y/o cuestionarios de vuestra organización.

Teniendo todos en un mismo sitio y pudiendo ver todas las veces que se ha realizado cada uno de ellos.

Este módulo esta constituido por dos apartados siendo Listado de Informes y Auxiliares. Y a su vez dentro del apartado de Auxiliares tiene dos subapartados, siendo, Incidencias y Modelos.

Como se puede ver a continuación:

2. Procedimiento de Creación de Informes#

Para poder a empezar a disfrutar de todas las opciones que nos brinda este módulo debemos crear nuestro informe con sus preguntas correspondientes.

2.1 Creación Columnas del Informe#

Para ello deberemos montar primero la estructura y después rellenar las preguntas que deseamos reflejar en dicho informe. Para conseguir esto deberemos dirigirnos al apartado de Auxiliares y entrar en su subapartado llamado Modelos. Una vez pulsemos nos redirigirá a una pantalla como la que se ve a continuación:

En la imagen se ve un modelo ya creado, pero a nosotros al empezar ahora el módulo saldrá la tabla vacía. Por ello para empezar a crear el informe deseado deberemos pulsar el botón situado en la parte superior derecha llamado, Nuevo Modelo Informe.

Una vez pulsemos se abrirá una ventana emergente como se muestra a continuación:

Como podemos ver tenemos unos cuantos por rellenar y otra serie de ellos con opciones a elegir. Para ello a continuación definiremos campo por campo como se debería rellenar:

Título: Aquí deberemos añadir el nombre del cuestionario que deseamos crear.
Columna (N.º): Tenemos cuatro campos que son iguales entre ellos siendo los llamados Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna 4. En el deberemos elegir entre dos opciones, Visible o No Visible. Definiendo así el número de columnas que se mostraran en el informe pudiendo tener desde una hasta cuatro.
Titulo Columna (N.º): Como pasa en el caso anterior tenemos cuatro campos que deberíamos rellenar siguiendo las mismas directrices, siendo: Titulo Columna 1, Titulo Columna 2, Titulo Columna 3, Titulo Columna 4. En ellos deberemos añadir el nombre de las columnas que deseemos crear. Las columnas que hayamos decidido en el campo anterior que no fueran visibles, es decir, no saldrán a la hora de rellenar el informe, no hará falta escribir un nombre.
Responsable: En este campo deberemos elegir el usuario registrado que queramos que sea el responsable del presente informe que estamos creando.
Numero Fotos: En este campo deberemos añadir un valor numérico, definiendo la cantidad de fotos que se permite añadir en cada pregunta del informe, con un máximo de tres fotos, es decir, el número máximo aplicable será 3.
Nick:
Observaciones: Este último campo añadiremos toda la información adicional que deseamos reflejar en dicho informe. Este es el único campo por rellenar que es opcional y que no te obliga a rellenar para grabar el informe.

Una vez rellenado todos los campos anteriores procederemos a pulsar el botón situado en la parte inferior de la ventana emergente llamado “Grabar”. Una vez pulsemos se cerrará la ventana emergente y se mostrará el informe creado en el listado anteriormente vacío.

2.2 Creación de Apartados del Informe#

Una vez creado el modelo de Informe deberemos rellenar los parámetros internos. Para ello debemos dirigirnos a la columna penúltima del listado creado a partir de crear el modelo de informe, siendo la columna llamada “Diseño”. En ella deberemos pulsar el botón que aparecen dentro del apartado de la columna, haciendo que se nos redirija a una nueva pantalla llamada Apartados Informes:…., donde los puntos suspensivos equivaldrán al nombre del informe que deseamos rellenar. Como se ve en la imagen posterior:

En este apartado deberemos crear todos los apartados que comprendan nuestro informe. Para ello pulsaremos el botón situado en la parte superior derecha llamado “Nuevo Apartado”. Una vez pulsemos se abrirá una ventana emergente con una serie de campos por rellenar, como se ve a continuación:

En esta ventana vemos que tenemos tres campos por rellenar, siendo dos de ellos obligatorios de rellenar para poder proceder a grabar el apartado y un tercero opcional que no será necesario rellenar si no os conviene.

El primer apartado que aparece es el llamado “Apartado”, en el deberemos rellenar con el nombre que deseáis dar al apartado que se está creando.

El segundo apartado llamado “Observaciones”, en el deberemos añadir toda información adicional que deseamos reflejar en el apartado que estamos creando. Este campo es opcional, ya que a veces no se desea o no se tiene información adicional del presente apartado.

El último apartado que se nos muestra en la ventana emergente es el llamado “Orden del Apartado”, en el definiremos el orden que muestra el informe los diferentes apartados que componen el mismo. Para ello añadiremos un valor numérico, empezando por el uno si deseamos que sea el primer apartado en el informe. Añadiremos un numero diferente en cada apartado marcando así el orden.

Una vez rellenados los campos descritos anteriormente procederemos a pulsar el botón situado en la parte inferior de la ventana emergente llamado “Grabar” provocando que la ventana emergente se cierre. Se nos redirigirá a la pantalla anterior llamada “Apartados Informes:…”.

Se pueden crear la cantidad de apartados que deseéis y siempre seguirán el orden marcado en su creación.

Nota: Si se diera el caso que queremos cambiar el orden de algún apartado o la información que hemos añadido no es correcta tenemos la opción de borrar o editar el apartado deseado pulsando en el último botón de la fila del apartado que deseamos modificar.

2.3 Creación de Preguntas#

Una vez tengamos el informe creado y hayamos añadido todos los apartados que lo componen deberemos empezar a añadir las preguntas de cada apartado.

Para ello pulsaremos en la columna diseño el botón que se sitúa dentro de ella del apartado que deseamos añadir las preguntas. Una vez pulsemos se nos redirigirá a una nueva pantalla llamada “Preguntas del Apartado:…. del Informe:…”, siendo los primeros puntos suspensivos el nombre del apartado que deseamos añadir preguntas y los segundos el nombre del informe que estamos rellenando. Como se muestra en la imagen a continuación:

Una vez en esta pantalla procederemos a pulsar el botón situado en la parte superior derecha de la pantalla llamado “Nueva Pregunta”. Una vez pulsemos el botón se abrirá una ventana emergente con una serie de campos a rellenar, como se muestra a continuación:

En esta ventana vemos que tenemos tres campos por rellenar. Estos tres apartados son muy similares a los rellenados a la hora de crear el apartado, siendo dos de ellos obligatorios de rellenar para poder proceder a grabar la pregunta y un tercero que es opcional

El primer apartado que aparece es el llamado “Pregunta”, en el deberemos rellenar con el contenido de la pregunta, es decir, debemos introducir la pregunta en este campo. Por ejemplo, ¿El suelo está Limpio?

El segundo apartado llamado “Observaciones”, en el deberemos añadir toda información adicional que deseamos reflejar en la pregunta que estamos creando. Este campo es opcional, ya que a veces no se desea o no se tiene información adicional de la presente pregunta.

El último apartado que se nos muestra en la ventana emergente es el llamado “Orden de la Pregunta”, en el definiremos el orden que muestra el informe las diferentes preguntas que componen el apartado. Para ello añadiremos un valor numérico, empezando por el uno si deseamos que sea la primera pregunta que se muestre del apartado que estamos rellenando. Añadiremos un numero diferente en cada apartado marcando así el orden.

Se pueden crear la cantidad de preguntas que deseéis y siempre seguirán el orden marcado en su creación.

Nota: Si se diera el caso que queremos cambiar el orden de alguna pregunta o la información que hemos añadido no es correcta tenemos la opción de borrar o editar el apartado deseado pulsando en el último botón de la fila de la pregunta que deseamos modificar.

3. Procedimiento de Realización del Informe#

Una vez creadas todos los apartados del informe con sus correspondientes preguntas ya tendremos el informe operativo y ya podremos proceder a utilizarlo.

Para ello nos dirigiremos al apartado del módulo llamado “Listado de Informes” situado el primero de los dos apartados que componen el módulo, como vemos a continuación:

Una vez dentro del apartado se nos redirija a una pantalla llamada “Gestión de Informes”, donde veremos todos los informes creados hasta la fecha en este centro de trabajo. Como vemos a continuación:

Seleccionaremos el que queramos responder pulsando en el cuadrado de este.

Una vez seleccionado se nos redirigirá a una nueva pantalla llamada Informe:…”, donde los puntos suspensivos equivalen al nombre del informe que deseamos responder.

En esta pantalla veremos el histórico de las veces que se ha respondido el informe, en vuestro caso estará vacío ya que esta recién creado. Se vera como se muestra a continuación:

Una vez en esta página pulsaremos el botón situado en la parte superior derecha llamado “Nuevo Informe”, este botón nos redirija a una nueva pantalla donde podremos responder el informe en cuestión que deseamos responder. La página será parecida a la que se muestra a continuación, pero con vuestros apartados y preguntas:

Como podemos ver hay una serie de campos a rellenar en cada una de las preguntas del informe.

Ahora explicaremos cada uno su función y como debe ser rellenado:

Si/No: Estos dos campos están relacionados entre sí, ya que solo podremos mantener uno como pulsado teniendo que elegir uno. Así que en estos campos responderemos a la pregunta de la siguiente manera, si respuesta de la pregunta es afirmativa elegiremos el SI, si la respuesta es negativa elegiremos el NO.
Respuesta: Este campo rellenaremos con una frase que equivaldrá a la respuesta de la pregunta, en el caso de que la respuesta no se pueda definir solo con un sí o no.
Observaciones: En este campo añadiremos cualquier información adicional que queramos reflejar en la pregunta y/o respuesta que estamos rellenando.
Fecha: Aquí añadiremos la fecha de respuesta de la pregunta en caso de que sea diferente a la fecha de respuesta del informe.
Archivo: En este campo nos permite añadir un documento o una foto para complementar la respuesta dada a la pregunta.

Una vez rellenados todos los campos que queráis rellenar procederemos a cerrar el informe. Para ello debemos pulsar el botón situado en la parte superior derecha llamado “Enviar Informe”.

Una vez pulsado nos saldrá un mensaje emergente de color verde dentro de la pantalla notificando que se ha guardado correctamente.

Provocando que si volvemos a la página anterior llamada Informe:…” veremos que se ha registrado las respuestas del informe con su fecha y quien las a rellenado.